Auf einen Blick:
Projektkennzahlen
| Kunde: | Deutscher Olympischer Sportbund (DOSB in zusammenarbeit mit dem Landessportbund NRW) |
| Zeitraum: | Oktober 2024 - 1. Januar 2024 |
| Budget: | Sechsstellig |
| Team: | 4 KI-Spezialisten, UI/UX Designer, Frontend-/Backend-Entwickler |
| Branche: | Öffentlicher Sektor, Sportverbände |
| Anwendungsgebiet: | Self-Service und Wissensmanagement im Sport |
Technologien
Hintergrund
Mit der zunehmenden Digitalisierung des organisierten Sports stehen Verbände und Vereine vor der Herausforderung, Informationsangebote so zugänglich zu gestalten, dass sie schnell, unabhängig und rund um die Uhr gefunden werden können. Der digitale Assistent des Deutschen Olympischen Sportbundes (DOSB) – entwickelt von Helm & Walter IT-Solutions – ist ein Meilenstein in dieser Entwicklung.
Der digitale Assistent des DOSB zeigt exemplarisch, wie moderne KI-Technologien auf Basis von Large Language Models (LLMs), Retrieval-Augmented Generation (RAG) und mehrsprachiger Spracherkennung in praktische Anwendungen überführt werden können, die echten Mehrwert schaffen: eine faktenbasiertes und sicheres Informations-Tool für alle, die sich im deutschen Sport engagieren.
Kundenprofil des DOSB
Der Deutsche Olympische Sportbund (DOSB) ist die Dachorganisation des deutschen Sports mit 101 Mitgliedsorganisationen, über 27 Millionen Mitgliedschaften und rund 87.000 Sportvereinen. Er vertritt die Interessen des Leistungs-, Breiten- und Gesundheitssports und fördert die digitale Transformation im Sport unter anderem mit der Initiative SPORTDEUTSCHLAND Digital.
Das Projekt „Digitaler Assistent“ wurde im Rahmen des Förderprogramms „ReStart – Sport bewegt Deutschland“ vom Bundesministerium des Innern (BMI) unterstützt. Wir bei Helm & Walter hatten das Privileg, aufgrund unserer Kompetenz in KI und Web-Umgebungen dieses Pilotprojekt umzusetzen.
Projektbeschreibung
Ziel des Projekts war die Entwicklung eines KI-gestützten Chatbots – des sogenannten Digitalen Assistenten – zur Beantwortung von Alltagsfragen rund um Vereinsorganisation, Ehrenamt und Fördermöglichkeiten. Der digitale Assistent wurde für den LSB NRW im Pilotprojekt vibss.de (Vereins-, Informations-, Beratungs- und Schulungs-System des LSB NRW) integriert und ist zugleich als skalierbares Tool konzipiert, das künftig auch anderen Landessportbünden zur Verfügung steht.
Das System kombiniert moderne Sprachverarbeitung mit strukturierter Wissensabfrage über Retrieval-Augmented Generation (RAG). Diese innovative Technologie reduziert "Halluzinationen" (ein überzeugend formuliertes Resultat der KI, das nicht durch Trainingsdaten gerechtfertigt ist und objektiv falsch sein kann) durch die Prüfbarkeit von Antworten mittels angehängter Quellenangaben. Dank Sprach- und Texteingabe in fünf Sprachen (Deutsch, Englisch, Türkisch, Russisch, Arabisch) ist der Assistent barrierearm und für eine breite Zielgruppe zugänglich.
Herausforderungen: Olympischer Hürdenlauf
Ein Projekt dieser Größenordnung vereint technologische, organisatorische und kommunikative Herausforderungen:
Striktes Zeitmanagement:
Der digitale Assistent musste in wenigen Wochen entwickelt, getestet und finalisiert werden. Nicht selten kommt es bei Projekten dieser Art zu Verzögerungen, da die Anforderungen der Kunden mit den technischen Möglichkeiten in einem Spannungsverhältnis stehen, Missverständnisse oder Probleme höhere Gewalt auftreten. Wir haben dieses Projekt trotz des straffen Zeitplans für den DOSB zur absoluten Zufriedenheit umgesetzt.
Datenaktualität und Faktenbasis:
Unser Team von KI-Spezialisten setzte konsequent auf den innovativen Ansatz RAG-Technologie, damit der Chatbot aktuelle Informationen aus geprüften Quellen wie vibss.de und lsb.nrw abrufen und in Echtzeit verarbeiten kann. Das Ergebnis waren stets durch Quellen belegte und damit verlässlichere Antworten.
Verlässliche Antworten:
Der Chatbot nutzt ein sogenanntes „LLM-as-a-Judge“-Verfahren, das Antworten automatisch auf Plausibilität und sprachliche Angemessenheit überprüft. Dies stellt einen wichtigen Schritt zur Vermeidung von Halluzinationen und unangemessener Sprachwahl dar.
Mehrsprachigkeit & Barrierefreiheit:
Im öffentlichen Sektor bieten Sprach-zu-Text und Text-zu-Sprach-Funktionen ein großes Innovations- und Verbesserungspotenzial. Zusammen mit technischen Hilfsmitteln sowie der Anpassbarkeit von Kontrast- und Schriftgrößen sorgen diese Funktionen für eine inklusive Nutzererfahrung.
Design & Nutzerfreundlichkeit:
Ein intuitives Popup-Interface mit anpassbarem Design integriert sich nahtlos in die Website des VIBSS. Einfache und intuitive Bedienung sowie Transparenz standen im Vordergrund – inklusive DSGVO- und KI-Verordnungskonformität.
Umfangreiche Datenbasis:
Der digitale Assistent nutzt eine Wissensbasis von über 6.000 PDF-Dokumenten und 80.000 Datenpunkten. Damit die KI gute Antworten liefert, müssen die Daten vollständig und korrekt strukturiert sein. Viele Dateien enthielten uneindeutige oder fehlende Metadaten, etwa zu Titel oder Erstellungsdatum, die bereinigt werden mussten. Auch Diagramme, Tabellen und Grafiken sind schwer maschinell interpretierbar und erforderten spezielle Verfahren. Durch saubere Vorverarbeitung und intelligente Extraktion entstand ein zuverlässiger, performanter Wissensspeicher als Fundament für präzise Antworten.
Das Produkt: Der digitale Assistent
Im Slider unten sind verschiedene Nutzungsszenarien abgebildet. Der barrierearme, mehrsprachige KI-Chatbot antwortet jederzeit, schnell und verlässlich auf diverse Fragen rund um das Thema Sport, erkennt allerdings auch inhaltlich unpassende Fragen. Um Engagierte weiter zu unterstützen, formuliert der digitale Assistent passende Anschlussfragen.
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Vielfältige Unterstützungsangebote: Der KI-Assistent präsentiert seine umfassenden Fähigkeiten mit strukturierten Antworten zu Vereinsmanagement, Sport-Infos und Integrationsprogrammen.
Verwenden Sie die Pfeiltasten zum Navigieren zwischen den Bildern, Home und Ende für das erste oder letzte Bild.
Den Chatbot auf vibss.de ausprobieren
Ergebnis: Goldmedaille für Helm & Walter
Mit dem digitalen Assistenten haben wir den Startschuss für KI-basierten und digitalen Self-Service im organisierten Sport Deutschlands gesetzt. Der DOSB und LSB NRW berichteten schon kurz nach dem Live-Gang auf vibss.de im Februar 2025 von positiven Rückmeldungen durch die Nutzerschaft des Portals. Unsere Lösung, die 24/7 verfügbar, barrierefrei, mehrsprachig und DSGVO-konform ist, führte zu einer spürbaren Reduktion von Serviceanfragen und Entlastung der Fachstellen des LSB NRW.
Der DOSB veröffentlichte den Chatbot in einem eigenen Beitrag auf LinkedIn mit über 26.000 erreichten Follower – und dankte Helm & Walter für die „kompetente und fristgerechte Umsetzung“.
Chat-Button mit Hinweis an die Benutzenden unten links auf vibss.de
Geöffnetes Chat-Fenster mit Begrüßungs- und Hinweis-Texten auf vibss.de
Chat in der maximierten Ansicht auf vibss.de
Was der DOSB sagt
Bernd Helm und sein Team haben die Herausforderung angenommen, unter Zeitdruck einen Custom Chatbot für Engagierte im Vereinswesen zu entwickeln und ihnen somit das Ehrenamt zu erleichtern. Zum Projektende konnte nicht nur das Projekt fertiggestellt, sondern auch kleinere Ergänzungen erfolgreich umgesetzt werden. Für die pünktliche und eigenständige Arbeitsweise kann ich mich nur Bedanken.
Miriam Seib, Programmleitung ReStart
Spitzenleistungen unseres Teams
Bernd Helm
Ich war verantwortlich für die Entwicklung und technische Leitung des DOSB-Chatbot-Projekts. Auf Basis der hauseigenen HW-RAG-Bibliothek implementierte ich eine maßgeschneiderte RAG-Pipeline (Retrieval-Augmented Generation), die präzise auf die spezifischen Anforderungen des DOSB abgestimmt wurde. Durch systematische Auswertung des User-Feedbacks optimierte ich kontinuierlich die Systemleistung und erreichte eine überzeugende Antwortqualität. Zusätzlich übernahm ich die strategische Projektplanung sowie die Koordination aller Entwicklungsaktivitäten, wodurch eine termingerechte Projektrealisierung sichergestellt wurde.
Tobias Friedrich
Meine Verantwortung lag bei der Integration eines Website-Crawlers in die bestehende Chatbot-Infrastruktur. Diese Komponente ermöglicht es dem System, Inhalte direkt von Webseiten sowie verlinkte PDF-Dokumente automatisiert zu erfassen und als Wissensquellen für den Chatbot bereitzustellen. Durch diese Erweiterung wurde die Datenbasis des Chatbots erheblich vergrößert und die Aktualität der Informationen deutlich verbessert, da Inhalte nun direkt und tagesaktuell von den Webpräsenzen bezogen werden können.
Robert Schwabe
Ich war zuständig für den Entwurf eines User Interfaces für den DOSB-Chatbot in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber. Dabei entwickelte ich High-Fidelity-Prototypen, um iterativ verschiedene Designvarianten und Interaktionskonzepte zu testen und zu evaluieren. Besonderes Augenmerk legte ich auf die Einhaltung der CI-Vorgaben des LSB NRW für den Einsatz auf VIBBS.de sowie auf ein Barrierefreiheitskonzept gemäß Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) und WCAG 2. Das finale Design unterstützt sowohl einen kompakten Overlay-Modus als auch einen responsiven Vollbild-Modus für Desktop- und Mobilgeräte.
Ronny Herzog
Ich war im Frontend für die technische Implementierung des DOSB-Chatbots verantwortlich. Dabei setzte ich das Design-Konzept um und integrierte die bereitgestellte API zur Backend-Konfiguration sowie die Mehrsprachigkeitsfunktion. Ein zentraler Schwerpunkt meiner Arbeit war die Umsetzung des Barrierefreiheitskonzepts meines Kollegen gemäß BFSG und WCAG 2. Zudem entwickelte ich eine flexible, variable Einbindungslösung für Kundenseiten. Der Chatbot lässt sich responsive implementieren und passt sich automatisch an unterschiedliche Bildschirmgrößen sowie Anzeigemodi an.
Ausblick: Nach dem Lauf ist vor dem Lauf
Nach erfolgreichem Projektabschluss im Dezember 2024 wird der digitale Assistent nun bundesweit ausgerollt. So wird der DOSB den Assistenten auch auf der eigenen Website einsetzen und lizensiert die Lösung als White-Label-System an weitere Landessportbünde und Verbände. Unser Spezialisten-Team von Helm & Walter arbeitet bereits am Roll-Out für mehrere Folgekunden und begleitet diesen Prozess mit technischer Weiterentwicklung, Hosting und Beratung.
Unser Fazit: Das Projekt unterstreicht unsere Mission, künstliche Intelligenz dort einzusetzen, wo sie echten Mehrwert schafft.
Mit saxony.ai bieten wir neben IT-Dienstleistungen auch eigene Produkte als KI-Lösungen an. Bereits die Einsatzzwecke unserer Chatbot-Lösungen reichen von Self-Service für Webseiten bis hin zur KI als Wissensmanager oder Kopilot bei der Datenanalyse. Doch KI ist mehr als nur Chatbots! Wir bieten digitale Zwillinge, Predictive Maintenance und weitere smarte Lösungen. Kontaktieren Sie uns gern, wenn Sie Fragen haben.
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